حضور در نمایشگاه‌ها، به‌ویژه نمایشگاههای معتبر و بین‌المللی، فرصتی عالی برای معرفی محصولات، خدمات و برند است. اما پیش از آغاز فرآیند طراحی و اجرای غرفه، یکی از مهم‌ترین گام‌ها دریافت مجوز غرفه سازی از مراجع ذیربط نمایشگاه است. این موضوع نه‌تنها برای رعایت قوانین و مقررات ضروری است، بلکه در کیفیت، ایمنی و موفقیت حضور شما نقش تعیین‌کننده‌ای دارد.
سامانه صدور مجوز غرفه سازی
در سال‌های اخیر و با دیجیتالی شدن فرآیندهای اداری، بیشتر سازمان‌های برگزارکننده نمایشگاه‌ها از سامانه‌های آنلاین صدور مجوز استفاده می‌کنند. این سامانه‌ها به شرکتهای غرفه ساز امکان می‌دهند مدارک خود را بارگذاری کنند، مراحل بررسی را پیگیری نمایند و در نهایت مجوز فعالیت دریافت کنند. استفاده از این سامانه باعث شفافیت، تسریع در روند اداری و کاهش هزینه‌های متقاضیان شده است. علاوه بر این، متقاضی می‌تواند وضعیت درخواست خود را در هر مرحله به‌صورت آنلاین مشاهده کند.
مراحل اخذ مجوز برای شرکتهای غرفه ساز
فرآیند دریافت مجوز غرفه‌سازی معمولاً شامل مراحل زیر است:
ثبت درخواست در سامانه یا ارائه حضوری مدارک به دبیرخانه نمایشگاه.
بارگذاری مدارک مورد نیاز مانند اساسنامه شرکت، رزومه کاری، نمونه پروژه‌ها و مدارک هویتی مدیرعامل.
بررسی مدارک و ارزیابی صلاحیت توسط کمیته تخصصی نمایشگاه.
بازدید و ارزیابی امکانات کارگاه یا دفتر شرکت غرفه‌ساز در صورت نیاز.
صدور مجوز اولیه یا پروانه موقت برای یک دوره محدود (مثلاً یک‌ساله).
تمدید یا ارتقاء مجوز پس از پایان اعتبار، بر اساس عملکرد و رعایت قوانین.
مراحل کلی دریافت مجوز غرفه سازی برای شرکت در نمایشگاههای ایران
در بیشتر نمایشگاههای معتبر کشور، فرآیند مشابهی برای صدور مجوز غرفه‌سازی وجود دارد:
انتخاب شرکت غرفه ساز دارای صلاحیت
شرکتهای غرفه‌سازی باید توسط انجمن غرفه سازان یا سازمان برگزارکننده تأیید شده باشند.
طراحی اولیه غرفه
تهیه نقشه سه‌بعدی و پلان اجرایی مطابق با استانداردهای نمایشگاه.
ارسال مدارک برای تأیید
شامل طرح سه‌بعدی، پلان، جزئیات سازه، نوع مصالح و تأییدیه شرکت غرفه‌ساز.
بررسی توسط کمیته فنی نمایشگاه
کمیته ایمنی و فنی نمایشگاه مدارک را بررسی و در صورت نیاز اصلاحات لازم را اعلام می‌کند.
صدور مجوز کتبی غرفه سازی
پس از تأیید نهایی، مجوز رسمی صادر و مجاز به شروع عملیات می‌شوید.
اهمیت مجوز غرفه سازی
دریافت مجوز غرفه سازی به معنای تأیید طرح و شیوه اجرای غرفه توسط مدیریت نمایشگاه است. این مجوز تضمین می‌کند که:
- ایمنی سازه رعایت شده است.
- طرح مطابق با ضوابط و محدودیت‌های نمایشگاه باشد.
- هماهنگی با سایر غرفه‌ها و مسیرهای تردد بازدیدکنندگان حفظ شود.
- از بروز مشکلات حقوقی یا توقف کار توسط ناظران نمایشگاه جلوگیری شود.
ضوابط ویژه نمایشگاه بین المللی تهران
نمایشگاه بین المللی تهران به دلیل گستردگی، تعداد بالای بازدیدکنندگان و تنوع غرفه‌ها، مقررات دقیق‌تری دارد. برخی از مهم‌ترین ضوابط عبارت‌اند از:
ارتفاع مجاز غرفه‌ها: معمولاً برای سالن‌های مختلف بین ۳ تا ۵ متر متغیر است.
مصالح سازه‌ای: استفاده از مصالح مقاوم و ایمن مانند MDF، نئوپان با پوشش مناسب یا فلزات سبک مجاز است.
سیستم‌های ایمنی: نصب کپسول آتش‌نشانی، سیم‌کشی ایمن برق و رعایت فاصله از منابع حرارتی الزامی است.
رعایت حریم غرفه‌های مجاور: هیچ بخشی از سازه نباید وارد فضای غرفه همسایه شود.
مجوز ورود پیمانکار: تنها پیمانکاران ثبت‌شده در لیست تأیید شده نمایشگاه اجازه ورود و کار دارند.
نکات کلیدی برای تسریع دریافت مجوز
- طراحی غرفه را حداقل یک ماه پیش از شروع نمایشگاه نهایی کنید.
- با شرکت غرفه ساز باتجربه و آشنا به ضوابط نمایشگاه تهران همکاری کنید.
- در ارسال مدارک، تمام جزئیات فنی و ایمنی را به‌طور کامل ارائه دهید.
- از مصالح استاندارد و مورد تأیید نمایشگاه استفاده کنید.
پیامدهای عدم دریافت مجوز
عدم دریافت مجوز غرفه سازی می‌تواند منجر به:
- توقف عملیات اجرایی توسط ناظران.
- جریمه‌های مالی.
- حتی لغو مجوز حضور در نمایشگاه شود.
مجوز غرفه سازی، نه یک کار اداری ساده، بلکه گامی حیاتی برای حضور موفق و ایمن در نمایشگاه‌هاست. به ویژه در نمایشگاه بین المللی تهران که استانداردها و نظارت‌ها بسیار جدی است، همکاری با غرفه سازان معتبر و رعایت کامل ضوابط، بهترین راه برای دریافت سریع و بی‌دردسر این مجوز خواهد بود.
اگر مطلب مفید بود امتیاز دهید :